Anleitung

Gib einen Titel oder Suchbegriff ein, um die Liste einzuschränken. Mit „Alle Kategorien“ oder einer Dokumentkategorie kannst du zusätzlich filtern.

In jeder Mitarbeitenden-Gruppe siehst du Titel, Kategorie, Datum, Status und Sichtbarkeit. Das Öffnen-Symbol zeigt die Datei in der Vorschau.

Wenn noch weitere Einträge vorhanden sind, lädt die Schaltfläche am Seitenende zusätzliche Dokumente nach.

Wähle „Dokument hochladen“, gib einen Titel ein, wähle die Kategorie, lade die Datei hoch und ordne sie einer oder mehreren aktiven Personen zu.

Du kannst alle aktiven Mitarbeitenden auswählen oder Personen einzeln wählen. Die Auswahl ist nach Bereichen gruppiert; Personen ohne Bereich stehen in einer eigenen Gruppe.

Mit „Unterschrift erforderlich“ legst du fest, dass zugewiesene Personen die Kenntnisnahme digital bestätigen sollen. Der Status ist anschließend in der Übersicht sichtbar.

„Für Mitarbeiter sichtbar“ steuert, ob die Unterlage im Mitarbeiterportal angezeigt wird. Über das Aktionsmenü einer Zeile lässt sie sich später ebenfalls ein- oder ausblenden.

Über „Öffnen“ siehst du das Dokument. Im Aktionsmenü kannst du es herunterladen oder bearbeiten, zum Beispiel Titel, Kategorie, Zuweisungen, Sichtbarkeit und Unterschriftspflicht.

Wenn für eine zugewiesene Person noch keine Unterschrift vorliegt, kann die Dokumentenerkennung beziehungsweise Signaturerfassung für das Dokument gestartet werden.

Wenn ein Dokument mehreren Personen zugewiesen ist, kannst du beim Entfernen wählen, ob du nur die Zuweisung für diese Person oder das Dokument insgesamt löschen möchtest.

Prüfe nach jeder Änderung die Sichtbarkeits- und Signaturstatus-Spalten, damit klar ist, was Mitarbeitende sehen und noch bestätigen müssen.